Con este documento se pretende dar a conocer el funcionamiento del Nuevo módulo de Digitalización de Documentos desarrollado a partir de Inteligencia Artificial y que permitirá a las empresas reducir al máximo todos los procesos manuales de registro de documentos en el ERP.
Esta opción estará disponible en las soluciones HIOFFICE GOLD y HIOFFICE PREMIUM.
¿Qué beneficios obtienen las empresas con la utilización de este módulo en Hioffice?
Abriremos el dashboard del módulo de RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS para empezar a digitalizar nuevos documentos.
En este primer dashboard se mostrará un Manual de Usuario detallado con todas las funcionalidades y posibles casuísticas con las que se puede encontrar un usuario.
Con el botón seleccionado en la imagen, se permitirá acceder a este Manual del módulo de Digitalización de Documentos en HiOffice.
Desde esta opción se permite digitalizar nuevos documentos con la opción NUEVO.
Al seleccionar esta opción, aparecen como campos a registrar los siguientes:
A continuación se detalla qué se debe tener en cuenta para cada uno de estos valores antes de digitalizar documentos:
NOTA:
Si se seleccionan varios pdfs, Hioffice entiende que cada pdf es un documento, por lo que se digitalizarán todos ellos indistintamente del número de páginas de cada documento.
Si se selecciona un único pdf y este tiene más de una página, Hioffice pregunta:
Esto permitirá digitalizar un único PDF con múltiples documentos.
Si se escanea un ‘taco’ o una agrupación de documentos con un escáner y se genera un único PDF, se permitirá digitalizarlos todos seleccionado la opción número
Una vez registrados todos los valores, se debe pulsar el botón Aceptar y aparece la siguiente imagen para seleccionar o arrastra los archivos a subir de un repositorio en el PC del cliente. Aquí es posible seleccionar uno o múltiples documentos.
NOTA:
También es posible digitalizar documentos a través de un XML. El formato debe ser Factura-E y se digitalizará correctamente.
Una vez seleccionados los documentos, HIOFFICE empezará a procesarlos y se irán registrando todos sus datos en HIOFFICE.
El modelo de inteligencia artificial implementado en HIOFFICE identificará todos los datos de los documentos y los registrará en HIOFFICE:
En este dashboard de Recepción de Documentos, se muestra el listado de documentos escaneados y nos permitirá identificar rápidamente si los documentos se han registrado correctamente en el sistema a través de la columna RESULTADO.
A continuación, se describen los diferentes estados que pueden presentarse en el listado de documentos, indicando el significado de cada uno según su color.
Estos son los posibles resultados al digitalizar un documento en el módulo:
Factura registrada y contabilizada con éxito.
En caso de resultado verde, la factura se ha registrado correctamente en HIOFFICE. Desde el listado, al seleccionar la serie y el número del documento nos redirigirá al documento correspondiente con todos los datos ya correctamente registrados.
Esto significa que si se trata de un documento de tipo Factura (Compra o Gasto) , se ha registrado en la contabilidad. Desde la pestaña Contabilidad del documento como se muestra en la imagen, se permite visualizar los correspondientes apuntes contables, simplificando al máximo la gestión por parte del usuario.
Pulsando sobre la serie y número del documento, podremos acceder al documento con su archivo documental y con toda la información registrada en el sistema como se ha comentado anteriormente.
Desde el mismo listado de recepción de documentos, si se trata de un documento contable, podremos acceder directamente al apunte generado pulsando sobre el número de asiento.
NOTA:
Si el almacén tiene asociado el centro de coste, también se visualizará en el asiento (última columna de la imagen adjunta anteriormente).
El formato de la factura no se reconoce.
En el caso de que HIOFFICE no reconozca el documento, aparecerá en color rojo y se deberá registrar el documento manualmente.
Desde el listado de documentos, se permitirá consultar el documento correspondiente con la opción marcada en la imagen teniendo la opción así de visualizar el documento desde el mismo listado.
Desde esta misma pantalla, se debe seleccionar la opción GENERAR DOCUMENTO .
Esta opción permite la entrada manual del documento, abriendo la pantalla de creación de documento del tipo de documento seleccionado y mostrando a la derecha el documento correspondiente para poder registrar los datos de forma ágil.
En las opciones disponibles del documento PDF, existe una opción para DESACOPLAR el documento y visualizarlo en una segunda venta con el fin de poder visualizarlo en una segunda pantalla para mejorar la visualización del mismo.
Factura pendiente de validar.
En el caso de que muestre un resultado amarillo, implica que el documento está pendiente de validar. Esta validación puede depender de distintos motivos que se detallan a continuación.
Para consultar los motivos por los cuales el documento está pendiente de validar estarán disponible tanto en el listado de Recepción de Documentos en la columna (Error) como en el documento correspondiente, en el TAB de Validación que se indica en la imagen, donde detallará qué sucede en cada digitalización y además mostrará los importes del documento para identificar diferencias entre líneas y totales.
El proveedor no existe en la base de datos.
Los totales o impuestos no se han extraído con exactitud.
Aunque se trata de un caso bastante improbable, es posible que los totales o impuestos no se hayan extraído correctamente. Puede que la IA no haya extraído con exactitud las bases, las cuotas, las retenciones o el total del documento y entonces, los totales no cuadren.
En este caso, se debe abrir el documento con el candado situado en la esquina superior derecha y seleccionar la opción Modificar totales. Se ha habilitado esta pantalla para modificar de forma ágil los importes del documento en esta nueva pantalla de MODIFICAR TOTALES.
Desde aquí se permitirá revisar que la base, impuesto y cuota se han extraído correctamente, según los importes que podemos visualizar en el PDF a la derecha. En caso de que no sean correctos, desde aquí se podrán modificar editando los campos a la izquierda. Esta modificación no afectará sobre las líneas del documento.
Las unidades o los precios no cuadran.
Es posible que tras la digitalización del documento, las unidades, precios o descuentos no casen con el documento escaneado.
Los artículos extraídos no existen en la base de datos.
Es posible que en documentos en Verde o Amarillo existan artículos que no existan en la base de datos.
HiOffice busca si la referencia extraída está asociada como referencia o como código de barras a un artículo. Además, revisa si este artículo ha tenido que ser comprado al proveedor del documento al menos una vez. Si no cumplen estos requisitos, no lo asigna.
En estos casos, donde el artículo de la línea vendrá con Código de Artículo 0, ya que no existe en la base de datos, tendremos dos opciones desde el interior del documento con 2 opciones:
Asociar artículo > Asociar un artículo existente en la base de datos para que vaya a la cuenta contable del producto en cuestión ya existente. En este proceso de asociar artículo, es posible asignar las líneas del documento a un artículo genérico que creamos en ese mismo momento. Por ejemplo, en una factura de una compañía eléctrica, asociar todas las líneas a un nuevo artículo de gasto con el literal LUZ para que vaya a la cuenta contable de Suministros correspondientes.
Crear artículo > Crear un artículo por cada una de las líneas del documento digitalizado. En este proceso de creación, es posible multiseleccionar todos los registros, asignar Departamento + Sección… y crearlos masivamente en un solo click.
El proveedor no tiene asignada una cuenta de gastos para la contabilización.
Si el proveedor no dispone de cuenta de gastos asignada para la contabilización y los artículos no se han reconocido, por defecto la factura se contabilizará la cuenta de compras definida por defecto (en España, la 600000000000).
Desde el documento, se permite seleccionar uno o múltiples registros como se muestra en la imagen, y asociar los conceptos a un artículo existente de la base de datos con el botón Asociar artículo indicado en la siguiente imagen para que afecten a la cuenta contable correspondiente.
NOTA:
La primera vez que se asocia un artículo a un documento, se guarda el artículo internamente asociado al proveedor. De esta forma, cada vez que se procesa un documento de ese proveedor, todas las líneas se asocian automáticamente a ese artículo y, por tanto, se contabilizan a la cuenta contable del artículo.
Al seleccionar esta opción, nos mostrará el selector de artículos, lo seleccionaremos y quedará asociado a las líneas del documento.
En la contabilidad, afectará a la cuenta correspondiente al artículo:
Si en lugar de seleccionar un artículo existente, lo queremos crear en el proceso de registro, el procedimiento será el siguiente.
El artículo creado queda asociado a las líneas del documento y al guardar el documento con el cierre del candado, ya afecta a la contabilidad a cuenta contable configurada.
No se han podido casar todos los albaranes incluidos en la factura.
Desde HiOffice Mobile permite realizar las fotografías a los documentos para que a tiempo real, los documentos sean digitalizados y estén disponibles en HIOFFICE simplificando al máximo las tareas manuales de introducción de documentos. Cualquier usuario de HIOFFICE puede acceder a HiOffice Mobile desde su dispositivo móvil sin coste adicional.
Para poder acceder, se debe descargar la App de HIOFFICE MOBILE desde Google Play o Apple.
Si se dispone de 1 licencia de HIOFFICE, se permitirá estar o en un PC o conectados desde el móvil, pero no será posible en ambos a la vez.
Para digitalizar nuevos documentos, se deberán seguir los siguientes pasos:
Una vez realizada la fotográfia, HiOffice mobile permite Aceptar o si el documento a digitalizar consta de varias páginas, poder fotografiar una Nueva Página del documento.
Es decir, si se trata de un documento de 3 páginas > Fotografía 1 + Nueva Página + Fotografía 2 + Nueva Página + Fotografía 3 + Aceptar = 1 documento de 3 páginas.
Una vez realizada la fotografía desde el dispositivo móvil, se procesará desde HIOFFICE.
A continuación se muestra un ejemplo de la digitalización de un Tiquet de gasto.
El comportamiento en el listado de la recepción de facturas es el mismo que en la subida de documentos PDF a través del botón nuevo del listado.
